Opérations·6 min de lecture
Suivre les factures impayées
Détection, relance graduée, escalade documentée.
La relance des impayés dépend de la charge du moment. Certains clients sont relancés à J+5, d'autres jamais. Personne n'aime relancer, et la tâche glisse. Le délai moyen de paiement s'est allongé de onze jours en deux ans sans qu'aucune décision n'ait été prise.
11 jours de trésorerie
Comment on arrive à ce chiffre
Onze jours de délai supplémentaire sur un chiffre d'affaires mensuel donné représentent environ un tiers de mois de chiffre d'affaires immobilisé en permanence. Sur un besoin en fonds de roulement tendu, c'est le poste le plus rentable à corriger.
Ce qui tourne, étape par étape.
- 01Relevé
Schedule + API facturationLecture quotidienne des factures échues, avec leur ancienneté et leur montant. - 02Segmentation
SwitchTrois niveaux : retard léger, retard installé, contentieux potentiel. Le ton et le canal diffèrent à chaque niveau. - 03Contexte client
CRM NodeVérification qu'aucun litige n'est en cours et qu'aucune affaire sensible n'est en négociation. Une relance mal placée coûte plus qu'elle ne rapporte. - 04Relance
AI Agent + GmailMessage factuel rappelant la référence, le montant et l'échéance, sans formule comminatoire au premier niveau. - 05Escalade
SwitchAu troisième niveau, aucun envoi automatique : une tâche est créée pour un appel humain. - 06Traçabilité
AirtableChaque relance est journalisée avec sa date et son contenu. En cas de litige, l'historique est complet.
L'IA prépare. Vous décidez.
| Ce que l'IA fait | Ce que vous décidez |
|---|---|
| Détecte les échéances dépassées | Valide les exceptions |
| Envoie les relances de niveau 1 et 2 | Traite tout le niveau 3 |
| Vérifie l'absence de litige déclaré | Déclare les litiges dans le CRM |
| Journalise | Décide d'un recouvrement |
Les limites, posées dès la conception.
- Aucune relance automatique sur un compte marqué « litige » ou « négociation en cours ».
- Le troisième niveau n'est jamais automatique : un impayé installé se traite par téléphone.
- Le ton reste factuel : une relance agressive envoyée par erreur coûte un client.
- Une facture réglée mais non lettrée ne doit jamais déclencher de relance : le contrôle a lieu avant l'envoi.
- — Un outil de facturation avec API et un lettrage tenu à jour. Sans lettrage fiable, le système relance des clients à jour.
- — Une politique de relance écrite : à quel délai, avec quel ton, jusqu'où.
- — Un responsable du recouvrement identifié.
- Délai de mise en production
- 2 à 3 semaines
- Votre charge
- 3 demi-journées de votre côté
Souvent traités ensemble.
- OpérationsRecevoir le reporting sans le demanderExtraction, synthèse, envoi aux bonnes personnes.Lire le cas
- OpérationsÊtre alerté quand ça dérapeSeuils métier, notification ciblée, contexte joint.Lire le cas
- OpérationsObtenir une synthèse de réunion exploitableCompte rendu, décisions, actions attribuées.Lire le cas
« Suivre les factures impayées » chez vous, ça donnerait quoi ?
On regarde vos flux réels pendant 45 minutes, et on vous dit franchement si ce cas vaut le coup dans votre contexte — ou lequel le vaut davantage.