Commercial·5 min de lecture
Cadrer l'arrivée d'un nouveau client
Checklist, documents, rappels, point de contrôle.
Un cabinet comptable signe environ six nouveaux clients par mois. Chaque arrivée suppose de collecter une dizaine de documents, de créer les accès, de programmer un point de démarrage. La liste existe, dans la tête de la responsable de pôle. Quand elle est absente, les dossiers démarrent à moitié, et les pièces manquantes ressortent trois semaines plus tard.
2 à 3 semaines de retard par dossier mal démarré
Comment on arrive à ce chiffre
Sur six arrivées mensuelles, deux à trois démarrent avec des pièces manquantes. Le temps de s'en apercevoir, de relancer et de recevoir, il s'écoule deux à trois semaines pendant lesquelles la mission n'avance pas et la facturation est décalée d'autant.
Ce qui tourne, étape par étape.
- 01Déclenchement
CRM TriggerLe passage d'une affaire en « gagnée » lance la séquence d'accueil. - 02Dossier
Google Drive / SharePointCréation de l'arborescence à partir d'un modèle, avec les droits d'accès de l'équipe concernée. - 03Demande de pièces
Gmail + FormUn email unique liste les documents attendus et pointe vers un formulaire de dépôt. Une seule demande, pas six emails successifs. - 04Suivi
Schedule + SwitchLe workflow vérifie chaque jour les pièces reçues et relance uniquement sur ce qui manque, en le nommant précisément. - 05Contrôle
AI Agent (Claude)Chaque document déposé est vérifié sur sa nature et sa lisibilité. Un document illisible est signalé tout de suite, pas trois semaines plus tard. - 06Point de démarrage
Google CalendarDès que le dossier est complet, une proposition de créneau part automatiquement.
L'IA prépare. Vous décidez.
| Ce que l'IA fait | Ce que vous décidez |
|---|---|
| Vérifie la nature et la lisibilité des pièces | Valide le fond et la conformité |
| Relance sur les pièces manquantes | Appelle après deux relances sans effet |
| Crée le dossier et les accès | Vérifie les droits sur les dossiers sensibles |
| Propose des créneaux | Anime le point de démarrage |
Les limites, posées dès la conception.
- Le contrôle des pièces porte sur la forme, jamais sur la conformité réglementaire.
- Aucun accès n'est accordé automatiquement sur un dossier contenant des données sensibles.
- Une pièce refusée déclenche systématiquement un message humain, jamais un simple rejet automatique.
- — Une liste écrite des pièces attendues par type de client. Elle existe rarement : la produire est la première étape.
- — Un espace de stockage avec API et une gestion de droits propre.
- — Un statut d'affaire fiable dans le CRM.
- Délai de mise en production
- 3 à 4 semaines
- Votre charge
- 4 demi-journées de votre côté
Souvent traités ensemble.
- CommercialQualifier les leads entrantsScoring, catégorie, tâche CRM et brouillon de réponse.Lire le cas
- CommercialRelancer les devis sans y penserSéquences programmées, arrêt automatique dès la réponse.Lire le cas
- SupportRépondre à partir de vos propres documentsAssistant avec sources visibles et limites explicites.Lire le cas
« Cadrer l'arrivée d'un nouveau client » chez vous, ça donnerait quoi ?
On regarde vos flux réels pendant 45 minutes, et on vous dit franchement si ce cas vaut le coup dans votre contexte — ou lequel le vaut davantage.